Veel losse papieren, technici die naar kantoor moeten om gegevens van hun cliënten te verkrijgen en onvindbare klappers bij de klant, het is verleden tijd bij Seef beveiligingstechniek. Een papieren last is omgezet naar één compleet digitaal logboeksysteem, een portaal dat direct beschikbaar is voor klanten en Seef- medewerkers.
Seef ontwikkelt digitaal logboek
Als het gaat om technische beveiligingsinstallaties is het Milsbeekse Seef dé specialist. Seef is in 2017 ontstaan uit Megens Elektrotechniek, opgericht in 1978 met Tom Wienhofen als huidige directeur. Met hun diensten geeft Seef garantie voor veiligheid, want dat gaat boven alles. Naast onderhoud noodverlichting, toegangscontrole, camerabewaking en inbraakbeveiliging is Seef gespecialiseerd in brandbeveiliging. De hoeveelheid eisen bij brandbeveiliging kan soms overweldigend zijn. Geen nood, Seef biedt hulp.
Brandbeveiligingssystemen vergen adequaat onderhoud
Marty Bus, operationeel directeur bij Seef: “Soms wil een eigenaar van een pand, denk aan bedrijven, instellingen en scholen, zelf een brandbeveiliging. Soms is het een eis van een verzekeraar, maar negentig procent van de gevallen is het verplicht vanuit het bouwbesluit.” (Met de handige wizard rekentool op de website, www.seefbeveiliging.nl, is bijvoorbeeld in een paar klikken te bepalen wanneer welke brandmeldinstallatie verplicht is.) De eigenaar van een pand met een brandbeveiligingssysteem, is verplicht het beheer en onderhoud adequaat uit te voeren, of laten voeren. Deze handelingen moeten worden verwerkt in een logboek. Omdat de papieren logboeken bij Seef een steeds een grotere administratieve last werden, onder andere door een toename van het aantal klanten, pakten zij het plan op dit te digitaliseren. Marty: “Dit had meer voeten in aarde dan we hadden bedacht van tevoren. We zijn er dan ook twee jaar mee bezig geweest. In eerste instantie hebben we het zelf in gebruik genomen, nu zijn we bezig het ook uit te rollen naar onze klanten.”
Overal ter wereld toegang tot digitaal logboek
Alle benodigde gegevens rondom de beveiligingssystemen zijn in het digitaal logboek terug te vinden en toegankelijk voor klanten van Seef en eigen medewerkers. De twee belangrijkste zaken; gebeurtenissen vastleggen en documenten digitaliseren. Gegevens over alle installaties die ondergebracht zijn in een object bijvoorbeeld, algemene gegevens van het pand en het type installatie. Daarnaast installatiedetails, zoals registratie van gebeurtenissen als het uitgevoerde onderhoud. Ook kunnen documenten ingevoerd worden, zoals handleidingen, opleverdocumenten of technische tekeningen. De klaargezette documenten kunnen eenvoudig met een klik gedownload en ingezien worden. Bij een brandmeldinstallatie is het onderhoud en de beheerderstaken vanuit de wetgeving jaarlijks verplicht, een taak van onze technici. Daarnaast moeten er verplicht maandelijks en vier maandelijks beheerderstaken uitgevoerd worden als het controleren van handmelders en het controleren of de reiniging voldoet. Mankementen moeten verplicht gemeld worden. Marty: “Deze periodieke beheerderstaken kunnen door de klant zelf worden uitgevoerd, maar ook dat kan aan ons overgelaten worden. Wanneer de klant dit zelf doet, is er in het digitaal logboek een checklist te vinden. Deze is duidelijk en eenvoudig in gebruik. Waar ook ter wereld hebben onze klanten toegang tot de actueelste gegevens over hun beveiligingssysteem. Ze komen meteen in de juiste installatie na het scannen van de QR-code.”
Digitale registratie direct zichtbaar
Technici van Seef, geschoolde mannen die uit de praktijk komen, kunnen door het scannen van een QR-code direct in het portaal. “Bij storingen zijn we 24 uur per dag, zeven dagen per week bereikbaar voor onze klanten met een onderhoudscontract,” volgens Marty. “Je kunt je voorstellen hoe tijdbesparend het is dat zij dan niet eerst naar kantoor hoeven rijden om de gegevens van die klant op te halen! De papieren logboeken lagen bij klanten op verschillende plekken, het was wel eens zoeken. Nu zijn alle gegevens snel voorhanden op hun iPad. Hebben onze technici onderhoud gepleegd, wordt dit digitaal geregistreerd en is vervolgens direct beschikbaar, ook voor ons kantoorpersoneel. Het is voor alle partijen een gemak in het gebruik.”
Diensten verder uitbreiden
Het inscannen van de papieren logboeken en deze vervolgens toevoegen aan het digitale logboek was een hele klus, maar nu plukken zowel de klanten als medewerkers van Seef daar de vruchten van. Marty: “Het komende jaar willen we onze diensten met betrekking tot het digitaal logboek uitbreiden door het toesturen van rapporten naar onze klanten. Dit kan bijvoorbeeld een herinnering zijn dat de beheerderstaken uitgevoerd moeten worden. Een groot gemak voor een facilitair manager bijvoorbeeld, die meerdere gebouwen onder zijn hoede heeft. Het digitaal logboek is een verademing voor onze klanten en medewerkers.”
