Je mailbox helemaal bijgewerkt; dat geeft je een goed gevoel. Even rust, zaakjes op orde. Helaas is dat meestal van korte duur. Gemiddeld genomen krijg je als professional 121 mailtjes per dag en verstuur je er 40. Dat is na aftrek van de meer dan 100 spammailtjes die al door het spamfilter zijn tegengehouden.
Voor 86% van de professionals is mail nog steeds de favoriete manier van communiceren. Je kunt makkelijk informatie delen en werk delegeren. Maar e-mail kan ook minder efficiënt zijn. Denk aan alle mailtjes met een document in de bijlage die naar meerdere mensen worden gestuurd. Waar iedereen op reageert. Of misverstanden doordat de toon van de e-mail door de ontvanger anders wordt opgevat dan bedoeld.
Sinds enige tijd komen er nieuwe toepassingen op, bijvoorbeeld Slack of Microsoft Teams. In plaats van mailen maak je mensen lid van een team. Vervolgens kun je communiceren op WhatsApp- of Skype-achtige wijze. Je kunt ook
eenvoudig bestanden delen of zelfs tegelijkertijd samenwerken in documenten. Je kunt binnen het team verschillende onderwerpen of projecten aanbrengen zodat alle communicatie en documenten daar automatisch mee verbonden zijn. Naast collega’s kun je ook mensen buiten je organisatie lid maken van je team. Dat vereenvoudigt en versnelt samenwerking met leveranciers, partners en klanten. Ze kunnen direct met je overleggen en samenwerken aan een project, product of document.
Millenials, de aankomende generatie professionals, zijn gewend te communiceren via tools als WhatsApp, Snapchat, FaceTime en Skype. E-mail wordt alleen gebruikt als het moet. Uit onderzoek blijkt dat e-mail met meer dan 70% kan afnemen als je nieuwe samenwerkingstoepassingen gebruikt. Misschien leven we ooit weer in een wereld zonder e-mail?
Anton Loeffen, Eshgro
